Reorganisatie van de managementstructuur

In 2021 heeft BRUGEL haar managementstructuur gereorganiseerd om te beantwoorden aan de nieuwe verwachtingen van de energie- en watersector. Een intern gepromoveerde adjunct van de afdeling hernieuwbare energie ondersteunt nu de huidige coördinator. “Ons doel is te beschikken over echt multidisciplinaire teams die alle aspecten van onze opdracht als gewestelijke regulator kunnen beheren: technische ontwikkeling van de netwerken, energietransitie, tarifering, juridische aspecten, sociaaleconomische zaken, enz. Dit geldt zowel voor de energiesector als de watersector”, verklaart Pascal Misselyn, coördinator van BRUGEL.

Nieuwe aanwervingen

Om aan deze eis te voldoen, is het aantal werknemers in minder dan een jaar tijd van 35 tot 40 gestegen. “In 2021 hebben we procedures gestart om vier universitairen en één assistent(e) aan te werven,” legt hij uit. “Hun rol bestaat erin onze teams te versterken om ons in staat te stellen de uitdagingen van de toekomst aan te gaan. Omdat wij onze middelen optimaal willen benutten en vooruitzichten willen bieden aan al onze medewerkers, hebben wij voorrang gegeven aan interne bevorderingen. In die geest aarzelen wij niet om te investeren in de opleidingen die onze medewerkers wensen te volgen.”

Collaboratief management

Hoewel BRUGEL nu een tandemmanagement heeft, is de managementstructuur niet opgedeeld in compartimenten. In plaats daarvan wordt de voorkeur gegeven aan een transversale dynamiek die de interactie tussen de verschillende diensten bevordert. “Wij zijn altijd al voorstander geweest van een vorm van collaboratief management dat afstapt van het hiërarchische model”, benadrukt Pascal Misselyn. “Ook al hebben wij nog steeds managers aan het hoofd van de afdelingen, het soort management waarop wij de nadruk leggen is vooral gebaseerd op het initiatief, de creativiteit en de verantwoordelijkheid van elk individu. Aangezien van onze werknemers wordt gevraagd dat zij zich voortdurend aanpassen aan veranderende situaties, is dit model veel doeltreffender.”

Dankzij de invoering van een dergelijk model konden de teams zich gemakkelijk herstellen na de verschillende crisissen die verband hielden met de pandemie. “Deze manier van werken maakte het voor ons heel gemakkelijk om tijdens de Covid-crisis over te schakelen op telewerken. Dankzij de nieuwe samenwerkingsinstrumenten waarover wij reeds beschikten, hebben onze medewerkers hun manier van werken snel aangepast door indien nodig videoconferenties te organiseren. Al onze medewerkers waren zowel autonoom als samenwerkend!”

Veralgemening van telewerk

In 2021 leidde deze uitzonderlijke situatie tot een echte paradigmaverschuiving binnen BRUGEL. Telewerken, dat vroeger beperkt was tot twee dagen per week, is de norm geworden. “We hebben de regels en contractuele bepalingen aangepast om deze nieuwe evolutie te volgen”, verduidelijkt Pascal Misselyn. “Vroeger moesten onze medewerkers toestemming vragen om te mogen telewerken, maar nu zijn ze verplicht om voor een deel van hun werktijd naar kantoor te komen. In dit verband hebben wij ook de vergoedingsregelingen voor al onze werknemers die thuis werken, herzien.”

Waarden en diversiteit

Tijdens het boekjaar 2021 heeft de HR-afdeling van BRUGEL zich ook ingespannen om de twee pijlers te versterken die de interne werkingswijze kenmerken: respect voor waarden en diversiteit. “Bij BRUGEL worden de visie en de waarden van onze organisatie door alle medewerkers aangenomen”, legt Pascal Misselyn uit. “En ze houden zich allemaal aan deze waarden! Het gaat dus niet om abstracte begrippen waarover tijdens een of andere Raad van Bestuur wordt beslist. Wanneer wij een nieuw personeelslid aanwerven, zorgen wij ervoor dat hij of zij onze gemeenschappelijke waarden deelt. De andere bijzonderheid die wij toejuichen is de diversiteit van onze teams. Ons personeel is echt representatief voor de diversiteit van Brussel en in onze wandelgangen kunnen we zelfs minstens 20 verschillende talen horen. Deze diversiteit is op natuurlijke wijze tot stand gekomen, zonder enige verplichting of quotum.”

Voorbeeldig begrotingsbeheer

De gewestelijke regulator moet in beginsel autonoom, onafhankelijk en onpartijdig zijn. Zonder enige ministeriële voogdij streeft BRUGEL dus naar een strikt en voorbeeldig beheer van haar begroting. “In principe vallen wij als gewestelijke regulator onder toezicht van het Brussels Parlement. Deze ruime autonomie in ons budgettair en boekhoudkundig beheer vereist dat we ons volledig aan alle geldende regels houden. We moeten transparant zijn over wat we doen met het overheidsgeld. Daartoe stellen wij de regering regelmatig op de hoogte van al onze financiële bewegingen en leven wij de wetgeving inzake overheidsopdrachten nauwgezet na.”

Het jaarlijkse begrotingsvoorstel wordt intern door de verschillende diensten opgesteld en ter goedkeuring aan de Raad van Bestuur voorgelegd. Het begrotingsvoorstel wordt vervolgens ter informatie meegedeeld aan de minister die bevoegd is voor energie en houdt zich aan de circulaires van de minister van Begroting. Met respect voor de onafhankelijkheid van de regulator ten opzichte van de regering wordt ons begrotingsvoorstel vervolgens aan het parlement overgemaakt, dat over onze begroting heeft gestemd. “In 2021 hebben we gemerkt dat de begrotingsdiensten van het Brussels Hoofdstedelijk Gewest de neiging hadden om geval per geval te onderhandelen over beperkingen van ons budget, zonder dat de regels bekend en transparant waren”, analyseert Pascal Misselyn. “Voor ons is dit onaanvaardbaar, omdat wij het beschouwen als een inbreuk op onze autonomie.”

Met een vastleggingspercentage van 94% en een vereffeningspercentage van 88% heeft BRUGEL een aanvaardbaar niveau bereikt. “Afgezien van de cijfers is het belangrijk te preciseren dat onze Raad van Bestuur onze teams vraagt spaarzaam om te gaan met onze financiële middelen. Ons doel is niet om ons budget voor 100% te benutten, maar om het maximale te doen met de middelen die ons ter beschikking staan!”

Beheer van de overheidsopdrachten

BRUGEL besteedt bijzondere aandacht aan de doorzichtigheid van de uitgevoerde operaties en beschikt over zeer doeltreffende instrumenten voor de totstandkoming en het beheer van overheidsopdrachten. “Om ons daarbij te helpen, aarzelen wij niet een beroep te doen op deskundigen op dit gebied. De wijze waarop wij overheidsopdrachten beheren, berust in feite op twee krachtlijnen: de naleving van de regels, die een vrij restrictief keurslijf vormen, en het zoeken naar de juiste methodologische aanpak om de gestelde doelen te bereiken. Aangezien wij een beroep doen op betrekkelijk kleine budgetten, maken wij vaak gebruik van onderhandelingsprocedures met voorafgaande bekendmaking om de partners te vinden die wij nodig hebben.”

Processen digitaliseren

Om de administratieve en boekhoudkundige procedures te optimaliseren, was BRUGEL een van de eerste gewestelijke instanties die haar leveranciers een automatische facturering oplegde. “In 2020 zaten we aan 37% elektronische facturen,” legt hij uit. “In 2021 waren 65% van onze facturen elektronisch. Om deze cijfers te halen, hebben wij al onze dienstverleners individueel benaderd om hen te vragen de voorkeur te geven aan elektronische mailings.”

Dit resultaat is echter niet toevallig tot stand gekomen. Met ingang van 2019 heeft BRUGEL de digitalisering van haar volledige boekhouding ter hand genomen. Deze paradigmaverschuiving vereiste de digitalisering van alle processen en documenten. “De meeste van onze processen zijn nu volledig gedigitaliseerd. En voor de goedkeuring van facturen zijn elektronische handtekeningen nu de norm geworden. Vandaag kunnen al onze IT-modules aan elkaar worden gekoppeld, altijd met manuele tussenkomst waar nodig. Aangezien alles gedigitaliseerd is, bevatten onze kasten geen nieuwe papieren documenten meer!”

Uitvoeringsrekening 31/12/2021 : Energie + Water

De toewijzing van de uitgaven en de uitvoeringspercentages per begrotingsartikel zijn in detail terug te vinden in de volgende tabel.

Gedetailleerde uitvoeringsrekening per opdracht:

Het vastleggingspercentage is in 2021 opgelopen tot 94%.

De 6% onderbenutting komt door:

• Aan de ene kant, personeelskosten:
- als gevolg van de vertraging bij het opstarten van de procedure voor de aanwerving van een adviseur wateronzekerheid en logistieke steun,
- als gevolg van de daling van het hr-budget door het vertrek van twee personeelsleden,
- als gevolg van lagere pensioenlasten, aangezien er geen benoemingen mogelijk waren wegens het ontbreken van een personeelsstatuut.

• Aan de andere kant:
- als gevolg van het uitstel van de IT-ontwikkeling in 2022 om de injectietarieven in onze tariefsimulator te integreren, wegens een gebrek aan human resources,
- als gevolg van de overschatting van de onderhoudskosten van de IT-tool voor het beheer van groenestroomcertificaten.

• Bovendien waren er geen klachten die een externe expertise van de Geschillendienst vereisten.

• personeelskosten als gevolg van de vertraging bij het opstarten van de procedure voor de aanwerving van een adviseur wateronzekerheid en logistieke steun,
• de daling van het hr-budget door het vertrek van twee personeelsleden,
• lagere pensioenlasten, aangezien er geen benoemingen mogelijk waren wegens het ontbreken van een personeelsstatuut,
• de vertraging van de overheidsopdracht betreffende de nieuwe tariefmethodologie die van toepassing is op de DNB, gezien de complexiteit van de opdracht met 4 percelen. Deze laatste werd pas in december 2021 vastgelegd, waardoor de vereffeningen werden uitgesteld tot 2022,
• de huur en huurlasten voor 2021. Deze omvatten het laatste kwartaal van 2021 aan belastingen en roerende voorheffing, maar deze werden pas na 31 januari 2022 gefactureerd,
• het communicatiebudget, dat niet volledig werd opgebruikt wegens het ontbreken van een bekendheidsenquête en een FORBEG-evenement,
• het uitstel van de IT-ontwikkeling in 2022 om de injectietarieven in onze tariefsimulator te integreren, wegens een gebrek aan human resources,
• de overschatting van de onderhoudskosten van de IT-tool voor het beheer van groenestroomcertificaten,
• de advertentie- en jurykosten voor de keuze van de toekomstige voorzitter van de raad van bestuur, aangezien de procedure niet door de regering was opgestart.